Términos y condiciones de participación

1 Organizador

La dinámica denominada “Tu próximo destino se está maquinando” (la “Dinámica”) es organizada por [GA ADMINSTRACIÓN Y SERVICIOS], comercialmente conocida como Grupo Hi-Tec (el “Organizador”), con domicilio en [Antonio M. Rivera No. 10, Centro Industrial Tlalnepantla, 54030 Tlalnepantla de Baz, Estado de México.] y correo de contacto [achilian@grupohitec.com].

2 Objeto de la dinámica

La Dinámica tiene por objeto seleccionar, mediante la estimación del número de objetos contenidos en un contenedor y la respuesta correcta a una pregunta final, a una persona que podrá recibir una experiencia de viaje para dos adultos a Mont-Tremblant, Quebec, Canadá (la “Experiencia”), conforme a estos Términos y Condiciones.

3 Vigencia y lugar

La Dinámica se realizará durante dos días dentro de la 51 Convención Nacional INDEX 2026, prevista del 28 al 30 de octubre de 2026 en Monterrey, Nuevo León. Los días y horarios válidos para participar serán [29 de octubre de 2026 de 9:00 a.m. a 2:00 p.m.] y [30 de octubre de 2026 de 9:00 a.m. a 1:00 p.m.], en el stand [9] ubicado en [Hotel Safi Metropolitan]

No se recibirán participaciones antes del inicio ni después de la hora de cierre indicada. El Organizador podrá colocar avisos visibles en el stand para informar el inicio, cierre y desarrollo de cada etapa, siempre que dichos avisos sean consistentes con estos Términos y Condiciones.

4 Requisitos de participación

Podrán participar únicamente las personas que cumplan todos los requisitos siguientes:

• Ser persona física mayor de 18 años al momento de participar.
• Estar registrada como asistente a la Convención y participar en calidad de socio o representante de una empresa socia de index.
• Recibir un pasaporte promocional de la Dinámica, asociado a un folio único y a sus datos de identificación o registro.
• Proporcionar información veraz, completa y comprobable, incluida la información de contacto necesaria para administrar la Dinámica.
• Aceptar estos Términos y Condiciones y el Aviso de Privacidad aplicable.
• Presentar una identificación oficial vigente cuando el Organizador solicite validar su identidad o mayoría de edad.

No podrán participar:

• Colaboradores, directivos o representantes de Grupo Hi-Tec.
• Personal de index, agencias, proveedores o terceros que hayan intervenido directamente en la planeación, operación, conteo, custodia o evaluación de la Dinámica.
• Cónyuges, parejas, ascendientes, descendientes o hermanos de las personas indicadas en los dos incisos anteriores.
• Personas que no cumplan los requisitos de acceso y registro establecidos por la Convención.

5 Mecánica de participación

Para completar una participación válida, cada persona deberá cumplir los pasos siguientes:

• Conservar su pasaporte. El pasaporte promocional será indispensable para participar, tendrá carácter personal e intransferible y deberá conservarse durante toda la Dinámica.
• Visitar el stand durante ambos días. La persona deberá acudir al stand de Grupo Hi-Tec durante cada uno de los dos días definidos para la Dinámica.
• Reunir los dos sellos. El personal autorizado colocará un sello por cada día de visita, hasta completar los dos espacios correspondientes en el pasaporte.
• Registrar una estimación. La persona deberá anotar en el espacio correspondiente cuántos objetos considera que hay dentro del contenedor. Solo se aceptará una estimación por participante.
• Completar y registrar el pasaporte. Únicamente los pasaportes con los dos sellos válidos y una estimación legible registrada antes del cierre podrán avanzar a la etapa final.

6 Validez del pasaporte y de la estimación

• Cada participante podrá utilizar un solo pasaporte y registrar una sola participación. Si se detectan duplicados, únicamente se considerará el primer registro válido y los demás quedarán anulados.
• Los sellos serán válidos únicamente cuando hayan sido colocados por personal autorizado del Organizador, uno por persona y por día.
• La estimación deberá expresarse como un número entero positivo, con caracteres legibles y sin tachaduras, alteraciones o correcciones posteriores al registro.
• Los pasaportes falsificados, alterados, incompletos, ilegibles, duplicados o entregados fuera del periodo de participación serán invalidados.
• El pasaporte promocional no es un documento oficial de viaje. Su pérdida o destrucción será responsabilidad del participante. Cualquier reposición deberá ser autorizada y documentada por el Organizador sin duplicar sellos ni participaciones.

7 Determinación del finalista y pregunta final

Antes de determinar al finalista, el Organizador verificará y dejará constancia del número exacto de objetos contenidos en el contenedor. El contenedor y su contenido deberán permanecer bajo control del personal autorizado para evitar alteraciones.

Entre las participaciones válidas, se identificará a la persona cuya estimación presente la menor diferencia absoluta respecto del número exacto de objetos. Esa persona será considerada finalista.

Si dos estimaciones presentan la misma diferencia respecto del número exacto, tendrá preferencia la que no exceda dicho número. Si persiste el empate porque dos o más personas registraron la misma estimación, tendrá preferencia el pasaporte válido que haya sido registrado primero, de acuerdo con la hora asentada por el Organizador.

El finalista deberá estar presente, acreditar su identidad y responder una sola pregunta, con respuesta objetiva previamente definida por el Organizador, dentro de un plazo máximo de [5 minutos] Si responde correctamente, será confirmado como beneficiario de la Experiencia (el “Beneficiario”).

En caso de que el participante seleccionado no se encuentre presente al momento de la dinámica o se niegue a participar, se designará al siguiente participante conforme al orden de proximidad de su estimación respecto al número exacto de objetos contenidos en el contenedor, siempre que cumpla con los requisitos establecidos en los presentes términos y condiciones.

El Organizador documentará el conteo, la relación de participaciones elegibles, el criterio aplicado, la pregunta formulada, la respuesta emitida y el resultado de la etapa final. La determinación deberá apegarse estrictamente a estas reglas.

8 Descripción de la experiencia

La Experiencia corresponde a un viaje para el Beneficiario y un acompañante, ambos mayores de 18 años, a Mont-Tremblant, Quebec, Canadá, del 21 al 27 de marzo de 2027.

La Experiencia incluye exclusivamente:

• Vuelos. Boletos de avión redondos para dos adultos entre Ciudad de México y Montréal, cubiertos por Grupo Hi-Tec. La aerolínea, horarios, clase tarifaria, equipaje y demás condiciones serán los contratados por el Organizador y estarán sujetos a disponibilidad y a las políticas del proveedor.
• Alojamiento. Seis noches en el Hotel Sommet des Neiges, en una suite de una recámara con una cama King Size, sofá cama, sala, comedor, cocineta equipada, balcón y chimenea de gas, o en un alojamiento de categoría equivalente si el establecimiento originalmente previsto no estuviera disponible.
• Acceso a pistas. Pases de esquí para dos adultos durante tres días.
• Equipo. Renta de equipo de esquí para dos adultos durante tres días, conforme al paquete estándar y disponibilidad del proveedor.
• Traslado en Canadá. Servicio redondo en shuttle entre el Aeropuerto Internacional Montréal-Trudeau YUL y el Hotel Sommet des Neiges.

La Experiencia se otorgará como un paquete indivisible. No podrá canjearse por dinero, crédito, bienes, servicios distintos ni por el valor estimado de sus componentes.

9 Conceptos no incluidos

Salvo que el Organizador lo confirme expresamente y por escrito, la Experiencia no incluye los conceptos siguientes, los cuales serán responsabilidad del Beneficiario y de su acompañante:

• Alimentos, bebidas, servicio a la habitación y consumos dentro o fuera del hotel.
• Traslados, estacionamiento o transporte dentro de México, incluido el traslado hacia y desde el aeropuerto de la Ciudad de México.
• Pasaportes, visas, autorizaciones electrónicas de viaje, permisos migratorios, datos biométricos y cualquier trámite o costo necesario para ingresar a Canadá.
• Seguro de viaje, seguro médico, asistencia médica, medicamentos, hospitalización o gastos derivados de accidentes, enfermedades o lesiones.
• Equipaje especial, equipo deportivo transportado por avión, exceso de equipaje, selección de asientos, ascensos de clase o servicios adicionales de la aerolínea.
• Clases de esquí, ropa, accesorios, equipo de protección no contemplado en la renta estándar y días adicionales de acceso o renta.
• Propinas, cargos adicionales del hotel o resort, depósitos, daños, multas, compras personales y actividades no descritas como incluidas.
• Impuestos, derechos, cargos o diferencias de tarifa que no se encuentren expresamente incluidos en las reservaciones contratadas por el Organizador.

10 Condiciones de viaje y obligaciones de los viajeros

• El Beneficiario y su acompañante deberán viajar juntos, en las mismas fechas, vuelos, reservaciones e itinerario determinados por el Organizador.
• Las fechas del 21 al 27 de marzo de 2027 se consideran parte esencial de la Experiencia. La falta de disponibilidad personal para viajar no dará derecho a efectivo, compensación, reembolso ni sustitución.
• Ambos viajeros deberán contar, por su cuenta y dentro de los plazos indicados, con pasaporte vigente y con la visa, autorización electrónica de viaje o documento migratorio que corresponda a su nacionalidad y situación particular. Las autoridades canadienses determinan los requisitos de entrada y la admisión al país.
• El acompañante deberá tener 18 años o más, proporcionar la documentación solicitada y firmar los formatos de aceptación, tratamiento de datos y reconocimiento de responsabilidades aplicables.
• El Beneficiario deberá entregar al Organizador la información necesaria para emitir boletos y reservaciones exactamente como aparece en los documentos de viaje. Los costos derivados de errores, cambios solicitados o entrega tardía serán responsabilidad de quien los cause.
• Una vez emitidos y confirmados los servicios, no se permitirán cambios, cancelaciones, reembolsos ni devoluciones por servicios no utilizados, salvo que el proveedor o la legislación aplicable dispongan otra cosa.
• Los servicios están sujetos a disponibilidad y a las condiciones de hoteles, aerolíneas, transportistas y operadores. El Organizador podrá ajustar itinerarios, horarios o proveedores y, ante indisponibilidad, sustituir un servicio por otro de características y valor razonablemente equivalentes.
• Las condiciones climáticas, la cantidad de nieve, la apertura de pistas y la operación de remontes dependen de terceros y de circunstancias fuera del control del Organizador. Los pases o servicios no utilizados por esas causas se sujetarán a las políticas del proveedor.
• Cada viajero deberá evaluar su estado de salud y aptitud para realizar actividades de nieve. La participación en dichas actividades será voluntaria y estará sujeta a las reglas de seguridad y liberaciones exigidas por los prestadores del servicio.

11 Notificación, validación y aceptación

La identidad y elegibilidad del posible Beneficiario deberán verificarse antes de confirmar la Experiencia. El Organizador podrá solicitar identificación oficial, comprobante de registro a la Convención, datos de contacto y cualquier documento razonablemente necesario para validar el cumplimiento de estos Términos y Condiciones.

La persona confirmada deberá firmar la carta de aceptación y entregar la documentación requerida dentro de [5 días hábiles] a partir de la notificación, a través de [medios oficiales de Grupo Hi-Tec].

La falta de respuesta dentro del plazo, la negativa a firmar los documentos necesarios, la imposibilidad de comprobar los requisitos o la entrega de información falsa impedirá la confirmación de la Experiencia. El procedimiento posterior será el que se defina y publique conforme al apartado 7.

La calidad de Beneficiario es personal e intransferible. El Beneficiario podrá designar a un acompañante adulto, pero no podrá ceder a otra persona su propio lugar en la Experiencia.

12 Datos personales y uso de imagen

Los datos personales recabados serán tratados por el Organizador para registrar y validar participaciones, administrar la Dinámica, contactar al finalista o Beneficiario, contratar servicios de viaje y cumplir obligaciones legales, de conformidad con el Aviso de Privacidad disponible en https://www.grupohitec.com/terminos-y-condiciones-index-2026

El uso del nombre, voz, imagen, fotografía, video y empresa del Beneficiario con fines promocionales requerirá la autorización expresa correspondiente. Dicha autorización deberá indicar las finalidades, medios, vigencia y alcances aplicables.

13 Causas de invalidación o descalificación

El Organizador podrá invalidar una participación cuando exista evidencia de cualquiera de las conductas siguientes:

• Proporcionar datos falsos, incompletos o que no puedan verificarse.
• Alterar, falsificar, duplicar, intercambiar o transferir el pasaporte, los sellos, el folio o la estimación.
• Obtener más de un sello por día o recibir sellos de personal no autorizado.
• Manipular o intentar manipular el contenedor, los objetos, el conteo, los registros o el procedimiento de evaluación.
• Coordinarse con personal involucrado para obtener información no pública sobre el número de objetos o la pregunta final.
• Incumplir estos Términos y Condiciones o afectar el desarrollo seguro y ordenado de la Dinámica.

La invalidación deberá sustentarse en hechos verificables y documentarse por el Organizador.

14 Proveedores, responsabilidad y fuerza mayor

Los servicios de transporte, alojamiento, actividades y demás componentes de la Experiencia serán prestados por terceros independientes conforme a sus propios términos y políticas. El Organizador coordinará su contratación, pero la prestación efectiva de cada servicio corresponderá al proveedor respectivo.

En la medida permitida por la legislación aplicable, el Organizador no será responsable por retrasos, cancelaciones, cierres, accidentes, pérdidas, condiciones meteorológicas, restricciones gubernamentales, decisiones de autoridades o cualquier situación fuera de su control razonable. Esta disposición no limita las obligaciones que legalmente no puedan excluirse.

Si un caso fortuito, fuerza mayor, disposición de autoridad, indisponibilidad de proveedor o circunstancia de seguridad impide ejecutar la Experiencia como fue prevista, el Organizador podrá reprogramarla, modificar razonablemente el itinerario o sustituir uno o más componentes por otros de características y valor equivalentes, previa validación legal y comunicación al Beneficiario.

15 Aceptación, publicación e interpretación

La participación implica la lectura y aceptación de estos Términos y Condiciones. La versión completa deberá estar disponible antes y durante la Dinámica mediante https://www.grupohitec.com/terminos-y-condiciones-index-2026

Cualquier situación no prevista deberá resolverse de manera documentada, objetiva y consistente con la mecánica publicada y la legislación aplicable. Ninguna comunicación resumida, anuncio o material gráfico sustituirá el contenido de la versión aprobada de estos Términos y Condiciones.

Para cualquier aclaración relacionada con la Dinámica, las personas podrán comunicarse a [achilian@grupohitec.com]. Estos Términos y Condiciones se regirán por las leyes aplicables en México y, en su caso, por la jurisdicción que determine el Departamento Legal.

Carta de aceptación y reconocimiento de responsabilidades

Experiencia de viaje a Mont-Tremblant

Lugar y fecha: ________________________________________________________________
Nombre completo del Beneficiario: ______________________________________________
Identificación oficial y número: _________________________________________________
Empresa: _____________________________________________________________________
Teléfono y correo electrónico: ___________________________________________________

Yo, la persona cuyos datos aparecen en este documento, declaro que fui confirmado como Beneficiario conforme a los Términos y Condiciones de la Dinámica “Tu próximo destino se está maquinando” y manifiesto lo siguiente:

I Aceptación de la experiencia
Acepto la Experiencia de viaje para dos adultos a Mont-Tremblant, Quebec, Canadá, del 21 al 27 de marzo de 2027, en los términos, itinerario y condiciones comunicados por Grupo Hi-Tec.

Reconozco que la Experiencia incluye los vuelos redondos para dos adultos entre Ciudad de México y Montréal cubiertos por Grupo Hi-Tec, seis noches de alojamiento, pases de esquí para dos adultos durante tres días, renta estándar de equipo por tres días y traslado redondo entre el Aeropuerto Internacional Montréal-Trudeau YUL y el hotel.

II Acompañante
Nombre completo del acompañante: _______________________________________________
Fecha de nacimiento: _______________________ Nacionalidad: _______________________
Pasaporte: _________________________________ Vigencia: __________________________

Confirmo que mi acompañante es mayor de 18 años, viajará en las mismas fechas e itinerario y deberá cumplir los requisitos documentales, migratorios, de seguridad y aceptación aplicables.

III Gastos y documentación
Entiendo que cualquier concepto no descrito expresamente como incluido será responsabilidad mía y de mi acompañante. Esto comprende, entre otros, alimentos, seguros, atención médica, documentación migratoria, traslados en México, equipaje especial, selección de asientos, clases, propinas, gastos personales y cargos derivados de cambios o errores atribuibles a los viajeros.

Me obligo a obtener y mantener vigentes los pasaportes, visas, autorizaciones electrónicas de viaje y demás documentos exigidos por las autoridades. Reconozco que la decisión de admitirnos en Canadá corresponde exclusivamente a las autoridades competentes.

IV Condiciones y riesgos del viaje
Acepto que los vuelos, horarios, alojamiento, traslados, pistas y actividades están sujetos a disponibilidad, condiciones meteorológicas, políticas de proveedores y decisiones de autoridad. También reconozco que las actividades de nieve implican riesgos inherentes y que cada viajero es responsable de valorar su aptitud física, seguir las reglas de seguridad y contratar las coberturas que considere necesarias.

Reconozco que Grupo Hi-Tec podrá realizar ajustes razonables o sustituciones equivalentes cuando existan causas fuera de su control, sin limitar las obligaciones que no puedan excluirse conforme a la legislación aplicable.

V Datos personales e imagen
Confirmo que recibí o tuve acceso al Aviso de Privacidad aplicable y autorizo el tratamiento de mis datos para administrar la Experiencia, emitir reservaciones, contactarme y cumplir obligaciones legales.
Autorización de uso de imagen con fines promocionales relacionados con la Dinámica:
_____ Sí autorizo _____ No autorizo

La autorización de imagen deberá interpretarse conforme al formato específico aprobado por el Departamento Legal y no implica compensación adicional.

VI Confirmación
Declaro que leí, comprendí y acepto este documento y los Términos y Condiciones de la Dinámica. Manifiesto que la información proporcionada es verdadera y que tuve oportunidad de formular preguntas antes de firmar.
__________________________________________________________
Nombre y firma del Beneficiario
__________________________________________________________
Nombre y firma del acompañante
__________________________________________________________
Nombre y firma del representante de Grupo Hi-Tec
__________________________________________________________
Nombre y firma del testigo